Um die Betreuung aller Tankstellen-Partner:innen und -Pächter:innen weiter optimieren zu können, wurde bei Oest eine neue Software für den Bereich Inventarverwaltung und technischer Support erfolgreich eingeführt.

Die Entscheidung fiel dabei auf die cloudbasierte Software Axxerion von InCaTec, die für die spezifischen Anforderungen individualisiert wurde. „Die Lösung ist sehr übersichtlich, flexibel und intuitiv in der Anwendung“, zeigt sich Niclas Mäntele zufrieden, der bei Oest Tankstellen das Projekt implementiert. „Wichtig ist natürlich, dass alle, die mit dem Programm arbeiten und in die entsprechenden Prozesse involviert sind, von Anfang an miteingebunden waren – von der Kundenbetreuung bis hin zu den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern im Backoffice. Dadurch erzielten wir eine maßgeschneiderte, praktikable Lösung, mit hoher Akzeptanz aller Beteiligten.“

Im Fokus der neuen Softwareeinführung stand die Effizienzsteigerung der zentralen Inventarverwaltung sowie optimierte, schnelle Helpdesk-Lösungen für die vielen Tankstellenpartner von Oest. Später soll ein weiteres Modul ergänzt werden, mit dem dann auch Wartungsfristen und -termine automatisiert verwaltet werden können.

„Was die Software bereits jetzt optimal unterstützt, ist die zentrale Verwaltung und Bearbeitung von Anfragen und ggf. Störmeldungen unserer Tankstellen. Diese werden direkt in das Ticketsystem unseres Wartungskontraktors geleitet, wodurch dann die Reaktionszeiten besser nachgehalten werden können, sowie weitere Dokumente und Bilder beigefügt werden können. Wir konnten hierbei entscheidende Prozesse effizienter gestalten, die Transparenz erhöhen und die Kommunikation vereinfachen“, so Niclas Mäntele. „So sind zum Beispiel sämtliche Stammdaten zur detaillierten Ausstattung und zum technischen Equipment der Stationen hinterlegt – inklusive Baujahr, Garantiefristen, Hersteller, Kundendienstkontakte, Bezugsquellen etc. Technische Problemlösungen und Inventaranfragen lassen sich damit nicht nur besser beurteilen, sondern auch schneller bearbeiten, zum Beispiel wenn es um die Frage geht ´Reparatur oder Neuanschaffung´. Eine Zeitersparnis für uns in der zentralen Verwaltung, aber auch für unsere vielen Tankstellen-Partner:innen und -Pächter:innen.“