Bei der Nutzung von Software-as-a-Service-Anwendungen unterliegen viele Unternehmen einem fatalen Irrtum: Sie gehen davon aus, dass die Anbieter umfassende Vorkehrungen zur Sicherung der Daten treffen. Für Backup und Recovery sind die Anwenderunternehmen aber grundsätzlich selbst verantwortlich. Entsprechende Klauseln finden sich in jedem Nutzungsvertrag.

Die meisten SaaS-Anwendungen bringen deshalb nur sehr rudimentäre Möglichkeiten für die Aufbewahrung und Wiederherstellung von Daten mit. Dadurch ergeben sich riskante Backup-Lücken. Dell Technologies erläutert die fünf größten davon:

1. Versehentliches Löschen. Gelöschte Daten landen häufig im Papierkorb, der nach einer gewissen Zeit automatisch geleert wird. Löscht ein Mitarbeiter also beispielsweise ein abgebrochenes Vertriebsprojekt in Salesforce und möchte es später wieder aufnehmen, kann es für die Wiederherstellung der Daten aus dem Papierkorb jedoch bereits zu spät sein. 

2. Böswilliges Löschen. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, wird in der Regel sein Konto, zum Beispiel in Microsoft 365, gesperrt. Hat er vor seinem Weggang böswillig Informationen gelöscht, kann die IT-Abteilung nicht ohne Weiteres auf die Daten zugreifen, um Schäden zu bewerten und rückgängig zu machen. In der Kontenarchivierung ausscheidender Mitarbeiter sind zuvor gelöschte Daten nämlich nicht enthalten.

3. Ransomware-Attacken. Die Zeitfenster für die Aufbewahrung von Daten sind bei SaaS-Anwendungen meist knapp bemessen. Wird ein Unternehmen Opfer einer Ransomware-Attacke, die außerhalb dieses Fensters begann, hat es keine Chance, die betroffenen Daten auf einen unverschlüsselten Zustand zurückzusetzen. Außerdem existiert keine Isolierung der aufbewahrten Daten von der Primärumgebung, um das Übergreifen der Ransomware auf diese Daten zu verhindern.

4. Einhaltung von Richtlinien. Die kurzen Aufbewahrungszeiträume machen es Unternehmen schwer bis unmöglich, interne und rechtliche Vorgaben zur Datenarchivierung zu erfüllen. Sie riskieren somit Compliance-Verstöße, die zu empfindlichen Geldbußen führen oder ihre Reputation nachhaltig beschädigen können.

5. Legal Hold und eDiscovery. Funktionen für die Aufbewahrung, Identifizierung und Bereitstellung von Daten als Beweismittel in einem Rechtsstreit sind in SaaS-Anwendungen oft nur sehr eingeschränkt oder gar nicht vorhanden. Es gibt auch keine Integrationen in spezielle eDiscovery-Tools von Drittanbietern. Drosselungsgrenzen bei Datenübertragungen, Tageslimits für Datenexporte oder Mengenlimits beim Herunterladen von Übersichten erschweren eDiscovery-Prozesse zusätzlich.

Dedizierte Backup-Lösung erforderlich

Wollen Unternehmen ihre SaaS-Daten umfassend gegen Risiken wie versehentliches und bösartiges Löschen oder Ransomware absichern und Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllen, führt kein Weg am Einsatz einer dedizierten Backup-Lösung vorbei. Der klassische Ansatz dafür wäre, so eine Lösung selbst aufzubauen und zu betreiben. Wie immer bei On-Premises-Installationen fallen dabei aber beträchtliche Kosten und Aufwände für Hardware, Software und Wartung an. Eine attraktive Alternative sind deshalb dedizierte Backup-Plattformen in der Cloud. 

„Mit einem Backup in der Cloud können Unternehmen ihre SaaS-Daten direkt von einer Cloud in eine andere sichern“, erklärt Alexander Gaiswinkler, Presales Manager für Data Protection Solutions bei Dell Technologies Deutschland. „Sie haben keine Ausgaben für Infrastruktur, vermeiden so genannte Egress-Kosten, also Gebühren für die Übertragung der Daten in ihr eigenes Rechenzentrum, und profitieren von weiteren Cloud-üblichen Vorteilen wie großer Flexibilität.“

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