Die Herausforderung
Das Spektrum der Polizeiarbeit ist vielschichtig, anspruchsvoll und unterliegt in der Regel großem Erfolgs- und Zeitdruck. Vor allem das Zusammenspiel einzelner Organisationsbereiche und die Komplexität der zu erfüllenden Aufgaben lassen sich nur schwer koordinieren. Die Kantonspolizei Zürich ging 2015 deshalb auf die Suche nach einer pragmatischen Softwarelösung, die das Management dieser Aufgaben erleichtert und die Transparenz erhöht. Die gesuchte Lösung sollte bei der Visualisierung komplexer Zusammenhänge helfen, die Kommunikation zwischen den Verantwortungsbereichen erleichtern und – wenn möglich – die Basis einer zu errichtenden Wissens- und Erfahrungsplattform bilden. Vor allem aber sollte sie helfen, bei Ermittlungsfällen Informationen zentral und transparent zu erfassen.

„Bei uns arbeiten in der Regel 4 bis 5 Polizisten an einem Fall“, sagt Simon Heller, Dienstchef bei der Kantonspolizei Zürich. „Damit diese ihre Daten nicht länger in einem Worddokument sammeln müssen, sondern eine zentrale Plattform haben, auf der sie gemeinsam arbeiten können, haben wir uns nach einer passenden Visualisierungssoftware umgesehen.“ Mit dieser sollten vor allem Zusammenhänge und Abhängigkeiten abgebildet, aber auch Querverweise und Quellen integriert sowie Abläufe nachvollziehbar dargestellt werden.

Die Lösung
Aufgrund des spezifischen Anforderungsprofils und der Tatsache, dass verschiedene Polizisten der Zürcher Kantonspolizei die Mindmapping-Methode kannten, entschied man sich, MindManager zu testen. „Uns war wichtig, dass wir mit der Software eine schnelle Statusübersicht für die Teams generieren können“, sagt Heller. Außerdem wollte man ein Tool, das möglichst intuitiv zu bedienen ist und in dem sich Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Ressourcen einfach nachvollziehen lassen. „MindManager war exakt das, wonach wir gesucht haben“, erinnert sich Heller. Mittlerweile wurde MindManager behördenweit bei der Kantonspolizei Zürich auf 2.000 Arbeitsplätze ausgerollt und täglich nutzen etwa 100 Beamte diese Plattform für ihre Ermittlungsarbeit.

„Mit MindManager erfassen wir zu jedem Ermittlungsfall zunächst unsere Hypothese, dann binden wir Dokumente, Informationen und Links ein und dokumentieren Schritt für Schritt den Stand unserer Ermittlungen. So haben wir immer alles auf einen Blick“, sagt Heller. Auch er profitiert von dieser neuen Arbeitsweise, denn auf Knopfdruck kann er jetzt die benötigte Fall-Map öffnen und beispielsweise an Entscheidungsträger weitergeben. „Ich nutze bei MindManager sogar die Kalkulationsfunktion“, ergänzt Heller, der in seinen Diensten auch mit Drogenkriminalität zu tun hat. „Wenn es bei Drogendelikten etwa darum geht, dass wir schnell wissen möchten, wie hoch der Wert beschlagnahmter Ware ist, verwende ich eine hierfür angelegte Kalkulation innerhalb der Fall-Map und weiß sofort Bescheid“, berichtet der Polizist.

Das Ergebnis
Je Dienst gibt es bei der Kantonspolizei in der Regel 3 bis 4 dynamische Ermittlungsfälle. Seit der Einführung der Visualisierungssoftware haben es die verantwortlichen Dienstleiter leichter, diese zu überblicken. „In der Map sieht man auf den ersten Blick, ob bestimmte Aspekte kollidieren, ob beispielsweise der Zeitplan aus den Fugen gerät oder bestimmte Ressourcen zu viele Überstunden haben“, sagt Heller. Über dieses Einsatzszenario hinaus nutzen er und seine Kollegen MindManager auch als Präsentationssoftware, zum Brainstormen oder zum Vorbereiten von Sitzungsunterlagen und Protokollen. „Wir haben festgestellt, dass sich viele wiederkehrende Aufgaben mit MindManager hervorragend vereinfachen lassen“, erklärt der Polizist. Für die Zukunft hat er bereits ein neues MindManager Projekt ins Visier genommen: er möchte eine Wissensmap aufbauen, die alle relevanten Informationen umfasst, die für neue Kollegen oder Externe wichtig sind. Damit will Heller nicht nur für eine effektivere und schnellere Einarbeitung von Polizeibeamten sorgen, sondern auch eine solide Basis für wichtige „Lerneffekte“ installieren. „Aus den Erfahrungen, die wir bei früheren Ermittlungen gemacht haben, lassen sich oft interessante Ansätze für aktuelle Fälle ableiten. In einer Map lässt sich dieses alles sehr anschaulich und leicht verständlich visualisieren, sodass wir in unserer täglichen Polizeiarbeit davon nachhaltig profitieren werden“, prognostiziert der Beamte.

Weitere Informationen unter https://www.mindjet.com/de/kunden/