Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entdecken Straftaten in Unternehmen häufig als Erstes. Doch oft trauen sie sich nicht, ihre Erkenntnisse persönlich an Vorgesetzte weiterzugeben. „Dabei könnten solche Whistleblower dafür sorgen, dass Unternehmen Rechtsverstöße rechtzeitig aufdecken, untersuchen und beseitigen können, bevor größere Schäden entstehen oder die Staatsanwaltschaft ermittelt“, sagt Rechtsanwältin Janika Sievert. In solchen Situationen will der Gesetzgeber die hinweisgebenden Personen schützen. Verankert ist der Hinweisgeberschutz im Hinweisgeberschutzgesetz. Am 27.07.2022 hat das Bundeskabinett dem Gesetzentwurf zugestimmt.

Welche Hinweise können für Unternehmen nützlich sein?

Missstände und Straftaten gibt es nicht nur in großen Unternehmen. Steuerhinterziehung, Verstöße gegen den Arbeitsschutz, Bestechung, Betrug, Datenschutzverstöße oder auch sexuelle Belästigung kommen in Unternehmen aller Größenordnungen vor.

Deutschland bringt Gesetz auf die Zielgerade

Seit dem 27.07.2022 liegt der Gesetzentwurf der Bundesregierung vor. „Ich rechne damit, dass das Gesetz nach der Sommerpause in Berlin verabschiedet wird und vielleicht schon zum Ende dieses Jahres in Kraft tritt. Damit bleibt nicht mehr viel Zeit, sich sinnvoll vorzubereiten“, sagt Rechtsanwältin Sievert.

Was ist für private Unternehmen zu tun?

• Unternehmen über 249 Mitarbeitern müssen mit Inkrafttreten des Gesetzes Hinweisgeberschutzstellen haben.
• Unternehmen ab 50 Beschäftigte brauchen ab 17.12.2023 eine unabhängige interne Meldestelle.
• Hinweisgeber müssen Meldungen sowohl mündlich als auch schriftlich abgeben können. Auf Bitte der hinweisgebenden Person muss auch eine persönliche Meldung möglich sein.
• Weitere Pflichten der internen Meldestellen sind genau geregelt: angefangen mit der Eingangsbestätigung an den Hinweisgeber bis zur Ergreifung von Folgemaßnahmen und der Frage, wie sich solche Verstöße in Zukunft vermeiden lassen, inklusive Dokumentationspflichten.
• Jede oder jeder kann eine Meldung abgeben, die oder der im beruflichen Zusammenhang von einer Straftat erfahren hat.
• Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Allerdings haben nichtanonyme Meldungen Vorrang. Dass Hinweisgeber Meldungen anonym abgeben können, ist kein Muss. Somit müssen die Meldekanäle auch nicht zwingend auf die Abgabe von anonymen Meldungen ausgerichtet sein.

Bußgeld bei Nicht-Umsetzung

Wichtig: Der jetzt vorgelegte Regierungsentwurf sieht vor, dass Unternehmen, die keine geeignete Meldestelle einrichten, die den Vorgaben des Gesetzes entspricht, mit Bußgeld bis zu 20.000 Euro rechnen müssen.

Übergangsfrist für Unternehmen ab 50 Mitarbeitern

Unternehmen ab 50 und bis 249 Beschäftigten möchte der Gesetzgeber ausreichend Zeit geben, damit sie funktionierende und den Anforderungen des Gesetzes genügende interne Meldestellen einrichten. Kleinere Unternehmen können überlegen, ob sie eine eigene interne Meldestelle betreiben oder gemeinsam mit anderen Unternehmen. Die Übergangsfrist läuft aber am 17.12.2023 ab.

Frühzeitiges Handeln lohnt sich

„Wir empfehlen kleinen und mittelgroßen Unternehmen bereits jetzt die Einrichtung eines individuellen Hinweisgeberschutzsystems“, sagt Rechtsanwältin Janika Sievert.

Ecovis stellt speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen Lösungen bereit, die den Anforderungen des Gesetzgebers entsprechen.

Tipp: Bei Fragen informieren die Ecovis-Rechtsanwälte gerne über die Ecovis-Hinweisgeberstelle und weitere Leistungen. Ecovis übernimmt beispielsweise bei Bedarf die Funktion der internen Meldestelle, bereitet eingehende Meldungen auf und prüft diese auf strafrechtliche Relevanz. Zudem kümmert sich Ecovis um die Einhaltung aller Formalitäten, die das Gesetz den Unternehmen vorschreibt. Und: Das Ecovis-Team schult Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Führungsebene im korrekten Umgang mit der Hinweisgeberstelle und den Meldungen.

„So können Unternehmen Hinweisen zunächst intern nachgehen und diese aufklären, bevor sich zum Beispiel die Staatsanwaltschaft im Rahmen eines Ermittlungsverfahrens damit beschäftigt. So bleibt vielleicht noch genügend Zeit für die Abgabe einer strafbefreienden Selbstanzeige. Auch Durchsuchungen der Ermittlungsbehörden bei Unternehmen vor Ort lassen sich so unter Umständen verhindern.

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